90 Projekte in 30 Minuten! wie geht das?

Die Pulse-Methode ist Arbeits- und Projektkultur sowie ein Stück weit Unternehmenskultur. Die Wurzeln liegen im Lean Management und passen in die Welt der agilen Arbeitsorganisation. Beim schwedischen Nutzfahrzeughersteller wird in der IT bereits seit 2004 nach dieser strukturierten und straff organisierten Vorgehensweise der Status laufender Projekte kommuniziert. Wöchentlich haben die Projektverantwortlichen die Chance und Pflicht, Hilfe sowie Unterstützung zu erhalten, falls es in ihrem Projekt zu Abweichungen kommt. Diese Abweichungen – sogenannte deviations – werden nicht als Manko angesehen.
Im Gegenteil: Es gilt, das Motto 

„We Love deviations!“.

Projekte, bei denen stets alles reibungslos verläuft, wirken dagegen eher verdächtig und es wird schon einmal nachgehakt, ob wirklich alles okay ist. Nicht nur viele Projektleiter, sondern auch das IT Management waren beim ersten vor Ort Termin im Pulse Raum bei Scania begeistert, und so folgte der Auftrag zu prüfen ob sich so ein Pulse auch für die VW IT eignet. Seit 2015  beschäftigen wir uns intensiv mit dem Thema. Mittlerweile ist die PULSE Methode bei Volkswagen in vielen Teilen der Organisation etabliert.

“We Love deviations!”

“Du sollst nicht glauben, dass du was besseres bist!”

Ein wesentlicher Aspekt bei der PULSE Methode ist die Kultur. In vielen Projekten sind Offenheit, Transparenz und Kommunikation aus diversen Gründen nicht ausreichend ausgeprägt, vielleicht auch nicht erwünscht.

Die schwedische Kultur ist zurückhaltend. Die Schweden mögen keine Angeber und Besserwisser. Hintergrund für diese Mentalität ist das „Jantelagen“ oder auf Deutsch das „Jante Gesetz“:

Nicht der Gedanke, stets der Beste sein zu wollen, steht im Vordergrund, sondern das Voranbringen der gemeinsamen Sache, des Projekts, des jeweiligen Unternehmens.

Die Schweden dutzen sich und kommunizieren direkt miteinander, ohne Formalien zu beachten.

Die Schweden achten auf Work Life Balance

Der Schwede lebt das fiktive „Gesetz von Jante“ (janteloven) -dass alle Menschen gleich sind und -niemand besser oder schlechter

Die Schweden meiden Koflikte, sie geben keine direkte Zustimmung

Der Schwede ist Individualist, es findet kaum Gruppenbildung statt, außer im engsten Familienkreis.

Es existiert eine geringe Machtdistanz zwischen Vorgesetzte und Mitarbeiter

Kann die PULSE Methode auch bei uns im Unternehmen eingeführt werden?

In vielen Projekten werden zwar mehr oder weniger regelmäßige Statusberichte geschrieben, viele Probleme werden aber entweder nicht angesprochen, oder diese werden nicht gelöst. Die Vorbereitung der Berichte ist meist der aufwendig, es werden vielen Seiten Powerpoint Präsentationen erzeugt. Diese erzeugen allerdings auch keine Übersicht über alle Projekte.

Die Widersprüche zwischen schwedischer Kultur und Projekte

Berücksichtigen Sie nun diesen kulturellen Kontext der Schweden und denken sich in die Projektwelt hinein, so gibt es zwischen der schwedischen Kultur und dem Projektleben Widersprüche. Bei Scania treffen sich wöchentlich fast 60 Projektleiter und sprechen innerhalb von 30 Minuten 90 Projekte durch.

Hierfür treffen sich alle Projektleiter sowie die Linienvorgesetzte und Manager in einem großen Projektraum mit über 500 Magnete

Nun berichtet der Projektleiter die aktuellen Ampelfarben pro Gewerk und fordert bei Bedarf Hilfe an. Danach ist ein schneller Wechsel zum nächsten Projektleiter.

Am Ende der Vorstellung aller Projekte, gibt es sogenannte Table Discussions. Daran nehmen alle Beteiligten Personen teil, die im Projekt unterstützen können.

Wie bekommt man die PULSE Methode bei Volkswagen eingeführt.

Im Jahr 2014 haben wir den Auftrag bekommen, die PULSE Methodik bei Volkswagen einzuführen.

Der Geschäftsführer eines Projektsteuerkreises fand die Idee super. Der Steuerkreis dauerte immer sehr lange (2-3 Stunden), war aufwändig in Vor- und Nachbereitung und die Maßnahmenverfolgung war mehr als aufwendig und teilweise ineffektiv.

Doch bekommt man diese Methode 1:1 bei Volkswagen eingeführt? Zwichen Scania und Volkswagen gibt es ja doch so einige kulturelle Unterschiede.

Das erste PULSE bei Volkswagen

Wir hatten mit der Einführung und gleichzeitig der Ablösung des Steuerkreise die Chance, auf wöchentlicher Basis die Möglichkeiten die Projekte zu kommunizieren und regelmäßig Unterstützung zu bekommen (versammelte IT-Kompetenz). Dabei spielte die Erhöhung von Transparenz aller Projekte und Fokussierung auf das Wesentliche die wesentliche Rolle.

Schnellere Entscheidungen, Informationsstreuung, bessere Kontrolle der entscheidenden Meilensteine sowie das Erkennen von Abhängigkeiten und Engpässen brachten für das PULSE die entscheidenen Vorteile.

Die Auflösung von Hemmnissen zwischen Hierarchie Ebenen war am Anfang eine besondere Heruasforderung, da die Chefs nach wie vor bei jedem Projekt unterbrechen und nachfragen wollten, die Projektleiter es nicht gewohnt waren, sich kurz zu halten und auf das notwendigste zu fikussieren.

Die Erhöhung der Kommunikation zwischen Bereichen und Abteilungen war ebenfalls ein hoher Erfolgsfaktor. Die Abteilungen, die zuvor zusammen in Regelterminen sassen und sich gegenseitig Protokolle hin- und her schickten, sprachen nun direkt miteinander und lösten die Probleme in viel schnellerer Zeit als zuvor.

Kulturänderung

“Hilfe geben und damit Volkswagen helfen”
“Projektleiter optimal unterstützen und nicht nach Schuldigen suchen”

Der PULSE Ablauf

Der Deviation Report wird für das PULSE vorbereitet (Einbeziehung aller Bereiche). Vorstellung im PULSE, anschließend Nachverfolgung/Durchführung von Maßnahmen bis zum Folgetermin (Wiedervorstellung und Dokumentation)

Der Moderator führt und koordiniert das Pulse Meeting. Er achtet auf die Reihenfolge der Projektvorstellung, dokumentiert Veränderungen und
legt die Table-Discussion fest.

Im PULSE Meeting berichtet der Projektverantwortliche in maximal einer Minute den Status seines Projektes

Das Board ist das zentrale Werkzeug zur Visualisierung des jeweiligen Projektstatus. Am Board werden die beteiligten Abteilungen, die Projektphase und die Ampel dokumentiert.

Der Round Table dient den Gesprächen nach dem Pulse Meeting zur Klärung offener Punkte.

Das unmittelbare Feedback der Teilnehmer  liefert Ideen zu Verbesserungs-
Maßnahmen für die nächsten Meetings.

Vorbereitung

  • Grundregeln und Kultur der Zusammenarbeit definiert Rollen beschrieben
  • Pulse Board vorbereitet
  • Material beschaffen
  • Raum lokalisieren
  • Auswahlkriterien für Projekte festlegen
  • Vereinbarung für die Meldung von neuen Projekten
  • Grundregeln und Kultur der Zusammenarbeit beschrieben
  • Beteiligte identifiziert
  • Einladen
  • Infos bereitstellen
  • Briefing
  • Dry-Run
  • Sukzessive Erweiterung
  • Agiles Vorgehen
  • Kontinuierliches Nachjustieren bei Regeln und Kultur
  • Erster PULSE
  • Sukzessive Erweiterung
  • Agiles Vorgehen
  • Nachjustierung bei Regeln und Kultur